Vi värnar om din personliga integritet och strävar efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Denna policy beskriver varför vi samlar in information om dig och hur informationen hanteras, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss.

Toveks Bil är personuppgiftsansvariga för de uppgifter vi samlar in direkt från dig och behandling sker enligt gällande lagstiftning.

Toveks Bil är också personuppgiftsbiträde åt Volkswagen Group Sverige AB vilket innebär att vi förvaltar vissa uppgifter som samlats in av våra varumärken Volkswagen, Audi, Skoda, Seat, Cupra och Volkswagen Transportbilar. Vårt åtagande i det avseendet regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Volkswagen Group Sverige AB.

• Laglighet, öppenhet och ändamålsbegränsning
  Varje personuppgiftsbehandling som vi utför skall ha en dokumenterad, laglig grund enligt de kriterier som anges i GDPR-lagstiftningen. Vi skall vara öppna mot dig som kund med hur vi behandlar dina uppgifter. Vi skall vara tydliga med i vilket syfte vi samlar in uppgifter från dig och vad vi skall ha dem till. Vi har inte rätt att använda uppgifterna i ett annat syfte än det vi uppgett. Du äger dina uppgifter. Vi lånar dem för att kunna bistå dig som kund på bästa sätt.
• Uppgiftsminimering
  Vi skall inte samla in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt eller för ett obestämt framtida behov.
• Riktighet
  Vi skall vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att de uppgifter vi har är riktiga och att felaktiga personuppgifter raderas eller rättas. Om du som kund ser att vi har felaktiga uppgifter om dig är du välkommen att kontakta oss så rättar vi till det.
• Lagringsminimering
  När uppgifterna inte längre behövs skall de raderas eller avidentifieras. För alla våra personuppgiftsbehandlingar så har vi fastlagda rutiner och tidsfrister för gallring.
• Integritet och sekretess
  Vi är måna om att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt. Det innebär bland annat att vi styr att endast de personer som behöver uppgiften får del av den.  Vår personal har fått signera ett sekretessavtal som gör att du kan känna dig trygg med att vi inte sprider dina uppgifter på annat sätt än det som anges i denna policy. Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter.
• Ansvar
  Som personuppgiftsansvarig respektive personuppgiftsbiträde åt våra varumärken åvilar oss ett stort ansvar. För att säkerställa uppfyllande av våra åtaganden har vi system för registrering av våra behandlingar och samtliga registreringar genomgår en årlig revision av vårt dataskyddsombud.

SAMS
SAMS är vårt CRM-system och det system där vi skapar offerter och ordrar. När du frågar på en offert sparar vi namn, personnummer/organisationsnummer, telefonnummer, mejladress och adress för att kunna återkoppla till dig och för att kunna ge ett korrekt erbjudande.

Säljaren har också möjlighet att lägga till en fritext som hör till affären och som hjälper oss att uppfylla dina önskemål på bästa sätt. Ett exempel kan vara när du planerar att byta bil eller om du har särskilda önskemål.

För att kunna ge dig ett pris på ditt inbyte sparar vi även registreringsnummer på din tänkta inbytesbil.

Vid ordertecknande noterar vi också ditt val av försäkringsbolag och hur du finansierar din bil.

Utöver att hantera din order kan de uppgifter som lagras i SAMS användas för riktad information, inbjudan till events, marknadsföring och erbjudanden i tryckt och digital form från Toveks Bil samt våra varumärken Volkswagen, Audi, Skoda, Seat samt Volkswagen Transportbilar.  Informationen som skickas ut skall vara relevant information gällande bilar, tjänster och events kopplade till ditt nuvarande bilinnehav. Du har möjlighet att avböja detta genom att kontakta oss via kontaktformuläret längst ned på denna sida.

Systemet driftas av Volkswagen Group Sverige AB och alla kopplingar från SAMS till andra system, gallringsrutiner m.m. regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Volkswagen Group Sverige AB.

Dina personuppgifter lagras under tiden vi har ett kundförhållande och 12 månader efter avslutat kundförhållande. Om du anger dina personuppgifter i ett offertförfarande sparar vi dina uppgifter i 3 månader innan de gallras.

BAM och VISMA
Vid ordertecknande förs de uppgifter som är nödvändiga för att fakturera din bil över från SAMS till vårt säljadministrativa system BAM. Vid fakturering förs även uppgifterna in i vårt affärssystem VISMA för att uppfylla våra åtaganden enligt bokföringslagen. Gallring sker därmed efter åtta år (7 år + innevarande).

Knockout Webbyrå
Om du använder funktionen ’Vill du skapa en bevakning?’ på vår hemsida under Sök bilar i lager så sparar vi din epostadress och ditt sökurval under ett års tid – eller tills du väljer att avsluta din bevakning. Efter ett år gallras uppgifterna per automatik. Funktionen används för att per automatik meddela dig när vi får in en bil i lager som matchar ditt sökurval.

Systemet driftas av vår webbyrå Knockout webbyrå. Den mejladress du använder används inte i några andra syften och kan inte läsas av oss. Den lagras endast på Knockout’s servrar. Lagringen regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Knockout Webbyrå.

Automaster
Automaster är vårt verksamhetssystem där vi skapar arbetsordrar och reservdelsordrar samt fakturerar.  När du gör ett köp hos oss eller om du använder tjänsten ’Boka service’ på vår hemsida så lagrar vi ditt namn, din adress, din mejladress och ditt telefonnummer för att kunna ta kontakt med dig. Om ditt köp/ärende gäller arbete på en specifik bil så sparar vi även registreringsnummer, mätarställning och din kundanmärkning (vad du meddelat oss att du vill ha hjälp med). Detta gör vi för att kunna serva eller reparera din bil enligt tillverkarens anvisningar.

Om du har en enskild firma eller företräder en juridisk person och vill att vi skall fakturera dig så lagrar vi även din firmas organisationsnummer. Om du vill ha kredit hos oss har vi som policy att alltid göra en kreditprövning. Du får skriftligen samtycka till detta. Efter samtycke så loggar vi vår bedömning av din kreditvärdighet i systemet.  Detta loggas med en kreditlimit samt en motivering till denna.

Utöver att hantera din order används dina lagrade uppgifter för att ge dig ett erbjudande om att delta i en kundundersökning i kvalitetsförbättrande syfte. Denna sker online och den datalagring som sker av dina svar regleras i de villkor du godkänner när/om du fyller i kundundersökningen.

Systemet driftas av Bitsdata och alla kopplingar från Automaster till andra system, gallringsrutiner m.m. regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Bitsdata.

Vi sparar arbetsordrar och reservdelsordrar i fysisk form alternativt i elektroniskt arkiv max tre år. I systemet sparar vi kunduppgifter under vårt kundförhållande. Om det inte finns någon affärstransaktion på den aktuella kunden under de senaste åtta åren anses kundförhållandet ha upphört. Därmed sker gallring i systemet per automatik åtta år efter senaste affärstransaktion.

CABAS
Om du råkar ut för en skada på din bil använder vi ett system som heter CABAS för att registrera ditt ärende och reglera din skada mot ditt försäkringsbolag. Detta system är branschgemensamt och används bland annat av skadeverkstäder, försäkringsbolag, lackerare och bildemonterare. Försäkringsbolagen kräver att registreringen i detta system skall ske på ett visst sätt för att du skall få ut ersättning för din skada. Vi agerar personuppgiftsbiträde åt ditt försäkringsbolag och assisterar dem med att lagra ditt namn, din adress, din mejladress och ditt telefonnummer i systemet för att kunna ta kontakt. Därutöver lagrar vi din bils registreringsnummer, mätarställning, beskrivning av skadehändelse, bild på skadan, ditt försäkringsbolag och skadenummer.

Systemet driftas av Consulting och alla kopplingar från CABAS till andra system, gallringsrutiner m.m. regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Consulting. Gallring sker efter åtta år (7 år + innevarande).

CITK däckhotell
Om du förvarar hjul på något av våra däckhotell lagrar vi ditt namn, din mejladress, samt eventuell övrig kontaktinformation som du uppgett (t.ex. telefonnummer) samt information om de hjul som vi har förvarade. Vi använder uppgifterna för att hålla reda på vårt däcklager, för att kunna planera hjulskiften på ett effektivt sätt och för att kunna återkoppla till dig med erbjudanden på nya däck om dina däck är dåliga.

När du inte längre är kund på däckhotellet raderas dina uppgifter.

Systemet driftas av CITK och deras lagring av dina uppgifter regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och CITK. Inga kopplingar finns från CITK till annan extern part.

VISMA och Palette

I vårt redovisningssystem VISMA och vårt system för skannade leverantörsfakturor Palette sparar vi följande uppgifter om dig som kund: Namn, personnummer, bankuppgifter, momsregistreringsnummer. Vi sparar givetvis även inkommande och utgående fakturor i sju år i enlighet med bokföringslagen. Dessa system är behörighetsstyrda hos oss.

Systemet driftas av Bitsdata och gallringsrutiner regleras enligt ett biträdesavtal mellan oss och Bitsdata.

Alla former av mejl som du skickar till oss sparas hos mottagaren, och kan även komma att vidarebefordras internt för att du skall få rätt hjälp med ditt ärende. Samma sak gäller om du använder ett kontaktformulär via vår webbsida. I fallet med formuläret skapas ett mejl som går till rätt mottagare hos oss.

Vår policy är att varje medarbetare har rätt att spara mail, men också att radera dem så snart ärendet är avklarat.  Våra medarbetare är informerade om att personuppgifter i mail skall rensas ut när de inte längre behövs, dock finns ingen bortre tidsgräns för hur länge man får spara mail.

Jobbansökningar raderas efter tillsatt tjänst om vi inte ber dig om att få spara dem.

Vi sprider inte känsliga uppgifter till andra personer än de som behöver informationen för att hjälpa dig med ditt ärende. Detta är reglerat genom vår interna personuppgiftspolicy.

Om du är angelägen om att ditt mail inte sprids inom vår organisation ber vi dig vara extra tydlig med detta för att underlätta för oss att uppfylla ditt önskemål.

Informationen lagras på en server hos Bitsdata. Lagringen regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Bitsdata.

Virta

Virta är den laddplattform som hanterar vår publika laddning inom Toveks Bil. När du registrerar dig kommer vi att lagra de uppgifter du anger vid registreringen, däribland Förnamn, Efternamn, Mobilnummer, E-post, Adress och eventuellt företagsnamn. När du kopplar ditt betalkort till tjänsten sparar vi även dina kortuppgifter för att kunna hantera betalningar. Dessa uppgifter vidareförmedlas till Virtas finska moderbolag Liikenevirta Oy, som i sin tur hanterar betalningen. Toveks Bil har tecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal med Liikenevirta Oy som reglerar denna databehandling.

Du kan själv genom Virtas ’Min sida’ ta bort eller ändra uppgifter. De kommer då även att tas bort/ändras hos Liikenevirta Oy. Vill du ha hjälp med detta ber vi dig kontakta oss via formuläret nedan ’Personuppgiftshantering hos Toveks Bil’.

När du laddar bilar med ditt laddkonto, uppstår en laddhistorik, som kan ses av Toveks Bils administratörer av laddtjänsten, samt Liikenevirta Oy. I den historiken innefattas plats (Vilken laddpunkt) och tidpunkt för laddning samt tillfällen för påfyllning av ditt konto.

Om du istället vill vara anonym vid laddning hos oss rekommenderar vi istället betalalternativet One Time Payment, d.v.s. engångsbetalning via kreditkort. I det fallet kan inte Toveks Bil identifiera dig som kund och personuppgiftsansvaret ligger helt på Liikenevirta Oy.

Vårt huvudsyfte med registreringen som kund är att kunna erbjuda dig bästa möjliga pris samt service vid laddning på Toveks Bils anläggningar. Toveks Bil och Liikenevirta Oy kan använda de kontaktuppgifter som du anger för att skicka information samt erbjudanden/marknadsföring relaterat till laddning av elbilar.

Vid registrering som laddkund behöver vi ditt samtycke för ovanstående behandling, detta lämnar du när du registrerar dig som kund på https://toveksbil.register.virtaglobal.com/register. Den information och historik vi lagrar om dig som laddkund kan endast begäras ut av dig själv. Lättast gör du detta genom att logga in med dina personliga loginuppgifter på ’Min sida’ på Virtas webbplats eller i Virtaappen. Om du kontaktar oss på Toveks Bil i detta ärende kommer vi begära att du legitimerar dig med giltig legitimation. Om det inte finns någon affärstransaktion på sju år kommer dina uppgifter att gallras från systemet. Vill du avsluta ditt konto innan dess och radera dina uppgifter kontaktar du oss genom formuläret nedan.

Vi är varsamma när vi publicerar bilder på individer på webbsidan eller sociala medier. Vår policy är att inlägg som direkt identifierar en individ med namn och bild endast får göras om personen lämnat sitt samtycke till publiceringen.

Vi tar ofta bilder och i vissa fall filmsekvenser vid de events som vi anordnar. Dessa kan komma att publiceras på vår hemsida och/eller våra kanaler i sociala medier utan samtycke från alla som syns på bilden. Om du vill delta vid ett event men inte vill bli fotograferad ber vi dig meddela detta i samband med anmälan eller vid eventet så skall vi respektera ditt önskemål.

Vår tanke när vi väljer att publicera en bild är att den skall fylla ett syfte och inte skall upplevas kränkande eller utpekande för någon individ eller grupp. Om du trots detta anser att vi gjort en publicering av en bild eller ett inlägg som identifierar dig personligen och som du inte känner dig bekväm med så vill vi att du meddelar oss via formuläret nedan så tar vi bort bilden såväl externt som internt skyndsamt.

Vi kan komma att publicera bilder på vår webbsida, på Instagram eller på företagets sidor på Facebook.

Toveks Bil har utsett ett dataskyddsombud för att bevaka våra personuppgiftsbehandlingar. Dataskyddsombudets uppgifter är att:

• Internrevidera våra rutiner för personuppgiftsbehandling en gång per år.
• Administrera vår förteckning över personuppgiftsbehandlingar samt biträdesavtal
• Hålla företagsledningen uppdaterad på status på våra behandlingar.
• Anmäler dataskyddsincidenter till tillsynsmyndighet i enlighet med GDPR-lagstiftningen.

• Du har givetvis rätt att lämna de uppgifter du vill. Du är i din fulla rätt att avböja att lämna uppgifter som du inte känner dig bekväm med att lämna. Tänk dock på att vissa val kan begränsa vår förmåga att hjälpa dig på bästa sätt. Vi frågar inte om uppgifter om vi inte behöver dem.
• Du har rätt att bli informerad om de personuppgiftsbehandlingar som vi utför.
• Du har rätt att få tillgång till de uppgifter vi lagrar om dig, och portera ut dem. Denna rätt kan du utöva kostnadsfritt en gång per år. Om du vill få reda på vilka uppgifter vi lagrar om dig, använder du nedanstående formulär.
• Du har rätt att få fel korrigerade om du meddelar oss dessa via nedanstående formulär.
• Du har i vissa fall rätt att bli glömd (få raderat alla uppgifter), om inte annan lagstiftning eller avtal finns som begränsar dina rättigheter. Exempel på situationer när du inte har rätt att bli glömd är om du har ett bindande avtal med oss eller om annan lagstiftning kräver att vi skall lagra vissa uppgifter. Skicka din begäran via nedanstående formulär så sker en prövning i det enskilda fallet.