Personuppgiftspolicy

Policy för personuppgiftsbehandling

Vi värnar om din personliga integritet och strävar efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Denna policy beskriver varför vi samlar in information om dig och hur informationen hanteras, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina egna uppgifter samt hur du kan kontakta oss.

Toveks Bil är personuppgiftsansvariga för de uppgifter vi samlar in direkt från dig och behandling sker enligt gällande lagstiftning.

Toveks Bil är också personuppgiftsbiträde åt Scania-Bilar Sverige AB vilket innebär att vi förvaltar vissa uppgifter som samlats in av Scania. Vårt åtagande i det avseendet regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Scania.

  • Laglighet, öppenhet och ändamålsbegränsning
    Varje personuppgiftsbehandling som vi utför skall ha en dokumenterad, laglig grund enligt de kriterier som anges i GDPR-lagstiftningen. Vi skall vara öppna mot dig som kund med hur vi behandlar dina uppgifter. Vi skall vara tydliga med i vilket syfte vi samlar in uppgifter från dig och vad vi skall ha dem till. Vi har inte rätt att använda uppgifterna i ett annat syfte än det vi uppgett. Du äger dina uppgifter. Vi lånar dem för att kunna bistå dig som kund på bästa sätt.
  • Uppgiftsminimering
    Vi skall inte samla in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt eller för ett obestämt framtida behov.
  • Riktighet
    Vi skall vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att de uppgifter vi har är riktiga och att felaktiga personuppgifter raderas eller rättas. Om du som kund ser att vi har felaktiga uppgifter om dig är du välkommen att kontakta oss så rättar vi till det.
  • Lagringsminimering
    När uppgifterna inte längre behövs skall de raderas eller avidentifieras. För alla våra personuppgiftsbehandlingar så har vi fastlagda rutiner och tidsfrister för gallring.
  • Integritet och sekretess
    Vi är måna om att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt. Det innebär bland annat att vi styr att endast de personer som behöver uppgiften får del av den. Vår personal har fått signera ett sekretessavtal som gör att du kan känna dig trygg med att vi inte sprider dina uppgifter på annat sätt än det som anges i denna policy. Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter.
  • Ansvar
    Som personuppgiftsansvarig respektive personuppgiftsbiträde åt våra varumärken åvilar oss ett stort ansvar. För att säkerställa uppfyllnad av våra åtaganden har vi system för registrering av våra behandlingar och samtliga registreringar genomgår en årlig revision av vårt dataskyddsombud.

Automaster
Automaster är vårt verksamhetssystem där vi skapar arbetsordrar och reservdelsordrar samt fakturerar.  När du gör ett köp hos oss så lagrar vi ditt namn, din adress, din mailadress och ditt telefonnummer för att kunna ta kontakt med dig.

Vi lagrar också din firmas organisationsnummer, eller ditt personnummer om du har en enskild firma, samt registreringsnummer, mätarställning och ditt ärende.

Utöver att hantera din order används dina lagrade uppgifter för att ge dig ett erbjudande om att delta i en kundundersökning i kvalitetsförbättrande syfte.

Vid ditt första verkstadsbesök hos oss så vill vi att du som kund registerar en Behörig beställare, som loggas i vårt system med namn, telefonnummer och mailadress. Denna är alltid en fysisk person. Den behöriga beställaren är inte knutet till kundnumret utan till ett specifikt fordon. Syftet med detta är att garantera att den person som beställer arbeten hos oss har betalarens godkännande att göra det.

Vi registrerar också en kontaktperson som loggas i vårt system med namn, telefonnummer och mail. Denna person är inte nödvändigtvis samma person som den behöriga beställaren.

Om du vill ha kredit hos oss har vi som policy att alltid göra en kreditprövning. Du får skriftligen samtycka till detta. Efter samtycke så loggar vi vår bedömning av din kreditvärdighet i systemet.  Detta loggas med en kreditlimit samt en motivering till denna.

Systemet driftas av Bitsdata och alla kopplingar från Automaster till andra system, gallringsrutiner m.m. regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Bitsdata.

CABAS
Om du råkar ut för en skada på din lastbil använder vi ett system som heter CABAS för att registrera ditt ärende och reglera din skada mot ditt försäkringsbolag. Detta system är branschgemensamt och används bland annat av skadeverkstäder, försäkringsbolag, lackerare och bildemonterare. Försäkringsbolagen kräver att registreringen i detta system skall ske på ett visst sätt för att du skall få ut ersättning för din skada. Vi agerar personuppgiftsbiträde åt ditt försäkringsbolag och assisterar dem med att lagra ditt namn, din adress, din mailadress och ditt telefonnummer i systemet för att kunna ta kontakt. Därutöver lagrar vi din lastbils registreringsnummer, mätarställning, beskrivning av skadehändelse, bild på skadan, ditt försäkringsbolag och skadenummer.

Systemet driftas av Consulting och alla kopplingar från CABAS till andra system, gallringsrutiner m.m. regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Consulting.

VISMA och Palette
I vårt redovisningssystem VISMA och vårt system för scannade leverantörsfakturor Palette sparar vi följande uppgifter om dig som kund: Namn, personnummer, bankuppgifter, momsregistreringsnummer. Vi sparar givetvis även inkommande och utgående fakturor i sju år i enlighet med bokföringslagen. Dessa system är behörighetsstyrda hos oss.

Systemet driftas av Bitsdata och gallringsrutiner regleras enligt ett biträdesavtal mellan oss och Bitsdata.

Tjänster för digitala färdskrivare och uppkopplade tjänster
Vi administrerar ett antal av Scanias system , däribland CSTT, FMAT och TAP. I dessa system kan vi felsöka och administrera telematiktjänster, uppkopplade tjänster och färdskrivarkopieringsabonnemang. Detta gör vi i rollen som personuppgiftsbiträde åt Scania och i syfte att kunna hjälpa dig med dessa tjänster. Vårt åtagande i detta regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Scania Sverige AB, vilket gör att du kan känna dig trygg som kund.  Datan i dessa portaler kommer inte att spridas till någon annan än systemleverantören och dig som kund.  Vi lämnar inte ut data till en enskild förare.

Vi erbjuder även tjänsten korthotell åt våra kunder. Om du har en enskild firma och nyttjar denna tjänst finns ditt personnummer och namn på företagskortet som sitter i kortläsaren i korthotellet. Tillgången till den fysiska lokal där korthotellet finns är begränsad till de personer hos oss som administrerar tjänsten.

Vi hjälper våra kunder med att ladda ned sin färdskrivardata och sitt förarkort på våra anläggningar. När vi byter färdskrivare laddar vi också ner datan och lagrar denna. Denna data kan innehålla krypterad information om vem som kört bilen, kör- och vilomönster, distans, tider och hastighet.  Vi har rutiner för att gallra data hos oss och att ta hand om den nedladdade datan på ett säkert sätt om du vill att vi skall lagra den.

Automaster
Automaster är vårt verksamhetssystem där vi skapar arbetsordrar och reservdelsordrar samt fakturerar.  När du gör ett köp hos oss eller om du använder tjänsten ’Boka service’ på vår hemsida så lagrar vi ditt namn, din adress, din mejladress och ditt telefonnummer för att kunna ta kontakt med dig. Om ditt köp/ärende gäller arbete på en specifik bil så sparar vi även registreringsnummer, mätarställning och din kundanmärkning (vad du meddelat oss att du vill ha hjälp med). Detta gör vi för att kunna serva eller reparera din bil enligt tillverkarens anvisningar.

Om du har en enskild firma eller företräder en juridisk person och vill att vi skall fakturera dig så lagrar vi även din firmas organisationsnummer. Om du vill ha kredit hos oss har vi som policy att alltid göra en kreditprövning. Du får skriftligen samtycka till detta. Efter samtycke så loggar vi vår bedömning av din kreditvärdighet i systemet.  Detta loggas med en kreditlimit samt en motivering till denna.

Utöver att hantera din order används dina lagrade uppgifter för att ge dig ett erbjudande om att delta i en kundundersökning i kvalitetsförbättrande syfte. Denna sker online och den datalagring som sker av dina svar regleras i de villkor du godkänner när/om du fyller i kundundersökningen.

Systemet driftas av Bitsdata och alla kopplingar från Automaster till andra system, gallringsrutiner m.m. regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Bitsdata.

CABAS
Om du råkar ut för en skada på din bil använder vi ett system som heter CABAS för att registrera ditt ärende och reglera din skada mot ditt försäkringsbolag. Detta system är branschgemensamt och används bland annat av skadeverkstäder, försäkringsbolag, lackerare och bildemonterare. Försäkringsbolagen kräver att registreringen i detta system skall ske på ett visst sätt för att du skall få ut ersättning för din skada. Vi agerar personuppgiftsbiträde åt ditt försäkringsbolag och assisterar dem med att lagra ditt namn, din adress, din mejladress och ditt telefonnummer i systemet för att kunna ta kontakt. Därutöver lagrar vi din bils registreringsnummer, mätarställning, beskrivning av skadehändelse, bild på skadan, ditt försäkringsbolag och skadenummer.

Systemet driftas av Consulting och alla kopplingar från CABAS till andra system, gallringsrutiner m.m. regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Consulting.

CITK däckhotell
Om du förvarar hjul på något av våra däckhotell lagrar vi ditt namn, din mejladress, samt eventuell övrig kontaktinformation som du uppgett (t.ex. telefonnummer) samt information om de hjul som vi har förvarade. Vi använder uppgifterna för att hålla reda på vårt däcklager, för att kunna planera hjulskiften på ett effektivt sätt och för att kunna återkoppla till dig med erbjudanden på nya däck om dina däck är dåliga.

När du inte längre är kund på däckhotellet raderas dina uppgifter.

Systemet driftas av CITK och deras lagring av dina uppgifter regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och CITK. Inga kopplingar finns från CITK till annan extern part.

VISMA och Palette

I vårt redovisningssystem VISMA och vårt system för skannade leverantörsfakturor Palette sparar vi följande uppgifter om dig som kund: Namn, personnummer, bankuppgifter, momsregistreringsnummer. Vi sparar givetvis även inkommande och utgående fakturor i sju år i enlighet med bokföringslagen. Dessa system är behörighetsstyrda hos oss.

Systemet driftas av Bitsdata och gallringsrutiner regleras enligt ett biträdesavtal mellan oss och Bitsdata.

Alla former av mail som du skickar till oss sparas hos mottagaren, och kan även komma att vidarebefordras internt för att du skall få rätt hjälp med ditt ärende. Vår policy är att varje medarbetare har rätt att spara mail, men också att radera dem så snart ärendet är avklarat.  Våra medarbetare är informerade om att personuppgifter i mail skall rensas ut när de inte längre behövs, dock finns ingen bortre tidsgräns för hur länge man får spara mail.

Vi sprider inte känsliga uppgifter till andra personer än de som behöver informationen för att hjälpa dig med ditt ärende. Detta är reglerat genom vår interna personuppgiftspolicy.

Om du är angelägen om att ditt mail inte sprids inom vår organisation ber vi dig vara extra tydlig med detta för att underlätta för oss att uppfylla ditt önskemål.

Informationen lagras på en server hos Bitsdata. Lagringen regleras genom ett biträdesavtal mellan oss och Bitsdata.

Vår hemsida använder cookies för att ge dig en bra upplevelse av vår webbplats.

Vi är varsamma när vi sprider bilder på individer på vår webbplats eller i branschtidningar. Vår policy är att inlägg som direkt identifierar en individ med namn och bild endast får göras om personen lämnat sitt samtycke till publiceringen.

Vi tar ofta bilder och i vissa fall filmsekvenser vid de events som vi anordnar. Dessa kan komma att publiceras på vår hemsida eller i branschtidningar utan samtycke från alla som syns på bilden.

Om du vill delta vid ett event men inte vill bli fotograferad ber vi dig meddela detta i samband med anmälan eller vid eventet så skall vi respektera ditt önskemål.

Vår tanke när vi väljer att publicera en bild är att den skall fylla ett syfte och inte skall upplevas kränkande eller utpekande för någon individ eller grupp. Om du trots detta anser att vi gjort en publicering av en bild eller ett inlägg som identifierar dig personligen och som du inte känner dig bekväm med så vill vi att du meddelar oss via formuläret nedan så tar vi bort bilden såväl externt som internt skyndsamt.

Vi kan komma att publicera bilder på vår webbsida www.toveksbil.se, eller i tidningen MIL som ges ut av Scania. Ett vanligt och populärt inslag är bilder på nyleveranser.

Toveks Bil har utsett ett dataskyddsombud för att bevaka våra personuppgiftsbehandlingar. Dataskyddsombudets uppgifter är att:

  • Internrevidera våra rutiner för personuppgiftsbehandling en gång per år.
  • Administrera vår förteckning över personuppgiftsbehandlingar samt biträdesavtal
  • Hålla företagsledningen uppdaterad på status på våra behandlingar.
  • Anmäler dataskyddsincidenter till tillsynsmyndighet i enlighet med GDPR-lagstiftningen.

Vi har företrädesvis juridiska personer som kunder, men i de fall då du har en enskild firma eller är en privatperson så omfattas dina rättigheter av GDPR-lagstiftningen.

  • Du har givetvis rätt att lämna de uppgifter du vill. Du är i din fulla rätt att avböja att lämna uppgifter som du inte känner dig bekväm med att lämna. Tänk dock på att vissa val kan begränsa vår förmåga att hjälpa dig på bästa sätt. Vi frågar inte om uppgifter om vi inte behöver dem.
  • Du har rätt att bli informerad om de personuppgiftsbehandlingar som vi utför.
  • Du har rätt att få tillgång till de uppgifter vi lagrar om dig, och portera ut dem. Denna rätt kan du utöva kostnadsfritt en gång per år. Om du vill få reda på vilka uppgifter vi lagrar om dig, använder du nedanstående formulär. Tänk på att dina rättigheter i detta sammanhang avser dig som individ.
  • Du har rätt att få fel korrigerade om du meddelar oss dessa via nedanstående formulär.
  • Du har i vissa fall rätt att bli glömd (få raderat alla uppgifter), om inte annan lagstiftning eller avtal finns som begränsar dina rättigheter. Exempel på situationer när du inte har rätt att bli glömd är om du har ett bindande avtal med oss eller om annan lagstiftning kräver att vi skall lagra vissa uppgifter. Skicka din begäran via nedanstående formulär så sker en prövning i det enskilda fallet.

Kontaktformulär gällande personuppgifter

Vill du  kontakta oss gällande vår behandling av dina personuppgifter? Fyll i formuläret nedan så hjälper vi dig!